Nutze alle Funktionen uneingeschränkt 😍

Auf dem übersichtlichen Dashboard findest du wichtige Kennzahlen ansprechend dargestellt. Unteranderem sind deine gebuchten Stunden, deine Einnahmen, deine Anzahl Buchungen und Kunden dargestellt. Ausserdem kannst du mit Kurzlinks schnell auf die andere Seiten wechseln. Der Terminbarometer zeigt dir an, wie viele kostenlose Buchungen du noch zur Verfügung hast. Hier erfährst du mehr über das Dashboard. Hier erfährst du mehr über das Dashboard. Eine ausführliche Anleitung gibt's hier.

Eine der praktischen Funktionen von online Terminbuchungen sind die Erinnerungen für deine Kunden und deine Mitarbeiter. Du bestimmst selbst, ob sie per E-Mail oder SMS und zu welchem Zeitpunkt sie benachrichtigt werden. Deine Kunden erhalten sowohl eine Terminbestätigung wie auch eine Erinnerung vor dem Termin. Ausserdem kannst du auswählen, ob du deine Kunden in Du- oder Sie-Form ansprechen möchtest. Über die Anpassung der Texte erfährst du mehr unter der Funktion Kommunikationsvorlagen. Erfahre hier alles über die automatische Terminerinnerung. Und hier findest du die Anleitung zur Einrichtung der Benachrichtigungen.

Pro Mitarbeiter/Ressource kannst du mehrere externe Kalender verbinden. Durch einen intelligenten Algorithmus gleicht Calenso deine externen Kalender miteinander ab und stellt dem Kunden nur freie Termine zur Verfügung. Doppelbuchungen und Buchungen bei Abwesenheit gehören der Vergangenheit an. Ausserdem kannst du auch deine Ferien und die deiner Mitarbeiter bequem in deinem bestehenden Kalender eintragen. Unterstützt werden Google, Exchange und Office 365. Erfahre hier alles über die Synchronisation von externen Kalendern. Hier findest du Video-Anleitungen für die Verbindung aller unterstützten externen Kalender.

Deine Kunden werden übersichtlich auf einer eigenen Kunden-Seite dargestellt. Du kannst deine Kunden im Detail anschauen und bekommst weitere Informationen über beantwortete Buchungsfragen, beliebteste Dienstleistungen, vergangene und zukünftige Buchungen und die mit ihm generierte Einnahmen. Die Notizen dienen dazu, persönliche Besonderheiten oder Anmerkungen über den Kunden festzuhalten. Informiere dich hier im Detail über die Kundendatenbank. Hier findest du eine Schritt-für-Schritt Anleitung, wie du Notizen für deine Kunden erstellst.

Gib deinen Kunden verschiedene Typen und lass sie übersichtlich in verschiedenen Farben darstellen. Hier findest du eine Schritt-für-Schritt Anleitung, wie du Kundentypen erstellst.

Der Online Kalender gibt dir eine Übersicht der Termine aller Mitarbeiter. Wechsle die Ansicht zwischen Tag, Arbeitswoche, Woche, Monat oder der Agenda. Du kannst spezifische Einstellungen für deinen Kalender wie das Zeitintervall und Start- und Endzeit machen. Falls du Termine z.B. per Telefon vereinbarst, kannst du diese problemlos mit dem Buchungsassistenten im Online Kalender erfassen. Für diese Kunden kannst du ebenfalls die Erinnerungsfunktion aktivieren und einen automatischen Kundeneintrag in der Kundendatenbank erstellen. Lies hier mehr über den Online Kalender. In dieser Anleitung findest du alle Informationen zum online Kalender.

Mit Calenso ist es möglich direkt bei der Buchung die Dienstleistungen zu bezahlen. Du kannst deinen Kunden die Entscheidung offen lassen und sie auch vor Ort bezahlen lassen. Für die online Bezahlung benötigst du einen Stripe Account, welcher ganz einfach erstellt werden kann. Stripe bekommt pro Bezahlung 2.9% des Betrages und Calenso bucht dir CHF 0.50 pro Online Bezahlung ab. Bei einer Stornierung des Termins wird der bezahlte Betrag automatisch an deinen Kunden zurück überwiesen. Ausserdem kannst du die Währung, wie auch die MwSt. selbst bestimmen. Weitere Informationen zum Online-Payment findest du hier. Die Video-Anleitung für die Einrichtung der online Bezahlung findest du hier.

Ermögliche deinen Kunden die Einlösung von Rabatten und Gutscheinen beim Buchungsprozess. Du kannst ganz einfach einen Code über dein Account erstellen und deren Bedingungen eingeben. Bestimme selbst, ob du einen prozentualen oder fixen Betrag als Rabatt geben möchtest und ob der Rabatt zeitlich begrenzt ist. Du kannst auch eine Anzahl von Einlösungen als Ende des Rabattzeitraumes definieren. Der Rabatt wird danach automatisch nicht mehr akzeptiert und eine entsprechende Nachricht wird dem Kunden angezeigt. Hier findest du eine ausführliche Anleitung, wie du Rabatte erstellst.

Die sogenannten Smart Actions sind intelligente, automatische Funktionen die aktiviert werden können. Es gibt verschiedene Smart Actions, welche einzeln aktiviert werden können. Dazu zählen z.B. eine automatische Nachricht an den Kunden nach dem Termin, um eine Bewertung / ein Feedback einzuholen, eine Steigerung der Kundenbetreuung durch eine automatisch generierte Dankeschön-Nachricht oder die verbesserte Kundenbindung und -rückgewinnung durch automatisch erstellte Coupons. Weitere Informationen findest du hier. Zu jedem Smart Action hat Calenso eine Video-Anleitung erstellt. Sieh dir die Anleitungen hier an.

Die Terminübersicht zeigt dir übersichtlich alle deine zukünftigen Termine an. Alle Informationen zu der Termin-Übersicht und deren Funktionen findest du in dieser Anleitung.

Calenso ermöglicht Buchungen mit mehreren Teilnehmer. Du bestimmst wie viele Teilnehmer teilnehmen können, ob und wie viele Gäste sie mitbringen dürfen und ob diese in einem wiederholten Rhythmus stattfinden. Du kannst auch eine Warteliste erlauben. Somit können Kunden sich auf die Liste setzten lassen und falls ein Platz frei wird, rutscht der erste Kunde auf der Liste nach. Deinen Kunden wird während der Buchung angezeigt, ob es sich um einen regulären Platz oder einen Wartelistenplatz handelt. Ausserdem wird die Position auf der Warteliste angezeigt. Erfahre hier alles über Gruppentermine. Alle Anleitungen zu den Gruppenterminen findest du hier.

Falls du mehrtägige Seminare oder wiederkehrende zusammenhängende Kurse anbietest, kann mit der mehrtägigen Gruppenbuchung ein Termin für alle zugehörigen Zeitslots gebucht werden. Die Video-Anleitung für die Einrichtung von mehrtägigen Gruppenterminen findest du hier.

Deine Gruppentermine und Events werden übersichtlich auf einer eigenen Seite dargestellt. In diesem Bereich werden dir die einzelnen Teilnehmer und Personen auf der Warteliste angezeigt. Du hast manuell die Möglichkeit einen Gruppentermin zu überbuchen – falls du das möchtest. Eine Anleitung über die Detailansicht von Gruppenterminen und deren Funktionen findest du hier.

Kategorien können Terminen und Events zugewiesen werden und helfen dir, diese besser unterscheiden und farblich trennen zu können. Die Anleitung für Kategorien findest du hier.

Dein Buchungswidget kannst du ganz nach deinen Bedürfnissen einrichten. Die Egal-wer Funktion ermöglicht es dem Kunden, einen Termin zu buchen und es spielt ihm dabei keine Rolle bei welchem deiner Mitarbeiter dieser stattfindet. Somit werden alle freien Termine zu dieser Dienstleistung für deinen Kunden angezeigt. Du kannst in den Einstellungen auswählen, ob deine Termine und Gruppentermine online buchbar sein sollen oder diese deaktivieren. Ausserdem bestimmst du, welche Informationen vom Kunden standardmässig abgefragt werden sollen, wie bspw. die Kundenadresse, die Telefonnummer oder das Mitteilungsfeld. Sowohl das Buchungsintervall und die Terminvorlaufzeit können einzeln definiert werden. Dein Buchungswidget kannst du in deinen eigenen Farben gestalten und diese gleich als Vorschau anzeigen lassen. Falls du die neusten Verbesserungen nutzen möchtest kannst du den Beta-Modus aktivieren. Mehr dazu gibt’s hier. Das Buchungswidget hat viele verschiedene Einstellungsmöglichkeiten, um möglichst allen Wünschen gerecht zu werden. Eine Anleitung und Erklärung zu allen Funktionen findest du hier.

Calenso erstellt automatisch eine eigenen Seite nur mit deinem Buchungswidget. Nutze diese, falls du keine eigene Webseite hast oder die online Terminbuchung nur für einzelne Personen zugänglich machen möchtest. Wie du zu deiner Microsite gelangst, erfährst du hier.

Durch die Aktivierung der Warenkorbfunktionalität ermöglichst du deinen Kunden die Buchung von mehreren Dienstleistungen pro Buchung. Die Einstellung kannst du hier (Punkt 5) vornehmen.

Die Integration des Buchungswidgets ist sehr einfach. In deinem Account findest du detaillierte Anleitungen, wie du es in deine eigene Webseite, auf deinen Social Media Accounts oder auf Google einrichten kannst. Alle Anleitungen gibt es auch als Video. Hier findest du alle Integrations-Anleitungen. Mehr zur Integration erfährst du hier.

In deinen allgemeinen Profileinstellungen findest du den Account-Einrichtungsassistent. Dieser führt dich Schritt-für-Schritt durch deine allgemeinen Einstellungen. Somit pflegst du deine Stammdaten, deine Dienstleistungen, Ressourcen (Mitarbeiter, Räume, Fahrzeuge etc.), Verfügbarkeiten und Integrationen. Natürlich findest du die einzelnen Einstellungen auch unter deinem Profil und musst nicht zwingend den Assistenten benutzen. Hier gibt's ein Video zur Einrichtung deines Accounts mit dem Einrichtungsassistenten.

Deine Dienstleistungen kannst du nach deinem Belieben einrichten. Gib ihnen einen Namen, bestimme die Kategorie der Dienstleistung, die Dauer, den Preis (Ausblenden oder kostenlos ist ebenfalls möglich), die MWST Angabe und die Beschreibung. Ausserdem kannst du deine Dienstleistungen ganz einfach in mehreren Sprachen pflegen. Mehr dazu findest du unter der Funktion Mehrsprachigkeit. Alle Anleitungen zu deinen Dienstleistungen findest du hier.

Du kannst unterschiedliche Ressourcen definieren. Als Ressourcen zählen Mitarbeiter, Fahrzeuge, Räume, Parkplätze etc. Diese kannst du pro Filiale definieren und ihnen unterschiedliche Fähigkeiten zuordnen. Die Fähigkeiten bestimmen, für welche Dienstleistungen die entsprechende Ressource gebucht werden kann. Du kannst für deine Mitarbeiter in der Übersicht auch ein neues Passwort setzten. Deine Mitarbeiter können viel weniger Einstellungen vornehmen, du als Chef behältst die Übersicht und machst als einziger Änderungen. Alle Anleitungen zu deinen Ressourcen findest du hier.

Definiere für deine Ressourcen unterschiedliche Verfügbarkeiten pro Tag. Gleichzeitig kannst du pro Ressource Abwesenheiten erfassen z.B. auf Grund von Feiertagen oder Ferien. Alle gängigen Feiertage kannst du direkt von Calenso importieren. Gib die PLZ ein und die Feiertage für diese Region werden automatisch importiert. Die Anleitung für alle An- und Abwesenheiten kannst du hier aufrufen.

Falls du mehrere Standorte von deinem Unternehmen hast, kannst du diese ganz einfach erstellen. Im Anschluss definierst du, welche Ressource an welchem Standort verfügbar ist. Deine Kunden können im Buchungswidget eine Filiale auswählen und nur die vor Ort verfügbaren Ressourcen werden angezeigt. Alle Anleitungen zu den Filialen findest du hier.

Calenso ist mehrsprachig! Pflege deine Dienstleistungen ganz einfach in vier Sprachen (Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch). Je nachdem welche Browsersprache dein Kunde eingestellt hat, wechselt das Buchungswidget automatisch auf die entsprechende Sprache. Dein Kunde kann das Widget im unteren Bildrand nach Belieben umstellen. Übrigens ist auch dein MyCalenso in diesen vier Sprachen eingerichtet. Stelle deine persönlich favorisierte Sprache ein. Erfahre mehr über die Mehrsprachigkeit hier. Die Mehrsprachigkeit kann auf deine Dienstleistungen, Buchungsfragen und vieles Mehr angewandt werden. Die Anleitungen dazu, findest du hier.

Mittels Buchungsfragen kannst du von deinen Kunden bereits vor dem Termin weitere Informationen erhalten. Als Auswahl stehen dir Drop-Down Auswahlfelder, Textfelder, Ankreuz-Fragen, Input-Feld (max. 255 Zeichen) und Datei-Uploads. Du kannst deine Buchungsfragen auf eine Dienstleistung abhängig machen, weil nicht für jede Dienstleistung dieselben Fragen Sinn machen. Deine AGB’s kannst du bequem durch eine Buchungsfrage akzeptieren lassen und als Link hinterlegen. Die Video-Anleitungen zur Erstellung von Buchungsfragen findest du hier.

Deine Kunden können beim Abschluss der Terminvereinbarung Dateien hochladen, falls du ihnen das ermöglichst. Die hochgeladenen Dateien können anschliessend beim Kunden oder unter dem Terminlink angesehen und verwaltet werden. Sieh dir die Video-Anleitung hier an.

Calenso verwendet für die Kommunikation mit deinen Kunden standardmässige Vorlagen. Diese kannst du beliebig in deine eigenen Worte abändern. Die Vorlagen sind geordnet nach Kommunikationszweck (z.B. Erinnerung, Stornierung etc.) und sowohl in Du- wie auch in Sie-Form abgelegt. Je nach dem welche Kommunikationsform du anwählst, werden die entsprechenden Nachrichten per Mail oder SMS versendet. Hier findest du die Video-Anleitung zur Änderung der Kommunikationsvorlagen.

Deine Kunden und du können einen Termin stornieren. Du gibst vor, wie viel vor dem Termin eine Stornierung möglich ist. Falls deine Kunden die Dienstleistung(en) bereits online vorausbezahlt haben, wird ihnen der Betrag bei einer Stornierung automatisch rückvergütet.

Die monatliche Gebühr wird dir erst nach Ablauf der Testphase belastet. Sprich, 100 Buchungen später wird die erste Gebühr fällig. Bis zu diesem Zeitpunkt musst du auch keine Kreditkarteninformationen angeben - ausser du verwendest Online Bezahlungen. Sowohl deine Einnahmen, wie auch deine Bezahlungen laufen über den zuverlässigen und sicheren Drittanbieter Stripe. Du benötigst lediglich ein Stripe Konto, welches schnell und einfach eingerichtet wird. Keine Angst, wenn keine Kreditkarte hinterlegt ist und du 100 Buchungen erreichst, wird dir keine Rechnung gestellt. Dein Buchungswidget wird lediglich deaktiviert, bis die Zahlung eintrifft. Alle Informationen zu Stripe und der sicheren Bezahlung findest du hier.

In deinem Profil siehst du alle Benachrichtigungen von Calenso. Dies umfasst Probleme, Ankündigungen, Warnungen und Informationen.

Alle Übersichten enthalten eine praktische Filtermöglichkeit, damit du Kunden, Termine, Gruppentermine etc. noch einfacher findest.

Deine Dienstleistungen und Events kannst du bequem mittels Drag and Drop verschieben und anders anzeigen lassen. Versuch es aus – nichts ist einfacher als das.

Analytics kann im Calenso Buchungswidget integriert werden. Dies macht nur Sinn, wenn die Calenso Microsite verwendet wird, damit die Buchungen korrekt getrackt werden können. Mit dem Google Tag Manager können ausserdem noch weitere Informationen gezogen werden, wie z.B. Anzahl Termin- und Eventbuchungen, Top Mitarbeiter, Top Dienstleistung und welche Kategorie am beliebtesten ist. Alles zu Google Tag Manager und die Verknüpfung findest du hier.

Mit einem Direktlink kannst du die Dienstleistung bereits vorher auswählen. Durch die «Egal-wer» Funktion (siehe Funktion Buchungswidget) werden alle möglichen Termine für diese Dienstleistung angezeigt. Dein Kunde gelangt somit direkt zur Kalenderübersicht, um einen freien Termin anzuwählen.

In deinem Profil kannst du einmalige und wiederkehrende Module dazu buchen. Unter den einmaligen Modulen findest du die vollständige Einrichtung durch ein Calenso Mitarbeiter, eine Produktschulung vor Ort wie auch online, den Premium Support (telefonische Unterstützung) und speziell angeforderte Zusatzentwicklungen. Die wiederkehrenden Module werden monatlich bezahlt und können immer auf Ende Monat gekündet und deaktiviert werden. Dazu gehört das eigene Branding (dein Logo) und das Whitelabeling, wobei alle Calenso Referenzen entfernt werden und das Branding inklusive ist. Sieh dir die Übersicht hier an.